बैठक की अध्यक्षता करते हुए एडीएम सीबी प्रसाद ने कहा कि आयोजन के दौरान आम नागरिकों को किसी भी प्रकार की असुविधा न हो। इसके लिए यातायात पुलिस, नगर निगम, लोक निर्माण विभाग एवं संबंधित विभागों के बीच समन्वय के साथ कार्य किया जाए। उन्होंने कहा कि भीड़ प्रबंधन, आपातकालीन सेवाओं की निर्बाध आवाजाही तथा वीआईपी मूवमेंट को ध्यान में रखते हुए पूर्व से स्पष्ट कार्ययोजना तैयार की जाए।
यातायात पुलिस अधिकारियों ने बैठक में बताया कि आयोजन स्थल के आसपास वन-वे व्यवस्था, डायवर्जन प्लान, तथा भारी वाहनों के प्रवेश पर प्रतिबंध की योजना बनाई गई है। साथ ही शहर के प्रमुख चौराहों एवं संवेदनशील बिंदुओं पर अतिरिक्त पुलिस बल की तैनाती की जाएगी। पार्किंग के लिए निर्धारित स्थलों की जानकारी आमजन तक समय रहते पहुंचाने के निर्देश भी दिए गए।
एडीएम सी बी प्रसाद ने यह भी कहा कि आयोजन से पूर्व मीडिया, सोशल मीडिया एवं अन्य माध्यमों से यातायात संबंधी सूचनाएं प्रचारित की जाएं, जिससे नागरिक वैकल्पिक मार्गों का उपयोग कर सकें। एंबुलेंस, फायर ब्रिगेड तथा अन्य आपातकालीन सेवाओं के लिए पृथक कॉरिडोर सुनिश्चित करने पर विशेष जोर दिया गया।